مراحل اجمالی یک پروژه ABC:پایان نامه در مورد بودجه ريزی عملياتی
1- استخراج و طبقه بندی حساب‌های هزينه‌ای
- مطالعه بودجه و اعتبارات تفصيلی دستگاه
- مطالعه شيوه نگهداشت اسناد هزينه و گزارش‌گيری از آن‌ها
- طبقه‌بندی اسناد هزينه در قالب حساب‌های از پيش تعيين شده
- ورود اطلاعات مربوط به هزينه‌های هر يک از حساب‌ها
- ورود اطلاعات مربوط به طبقه‌بندی و مادين حساب‌ها
- انجام اقدامات لازم برای تکميل اطلاعات مالی و هزينه‌ای مورد نياز
2- احصاء و مستندسازی واحدهای سازمانی و فعاليت‌های دستگاه ذيربط
- شناسايی واحدهای سازمانی و ساختار سازمانی دستگاه اجرايی
- شناسايی فعاليت‌های مربوط به هر واحد سازمانی
- تهيه کتابچه فعاليت‌های دستگاه اجرايی
3- شناسايی و احصاء خروجی‌های مورد انتظار دستگاه
- شناسايی خروجی‌های دستگاه و تعيين برنامه‌های بودجه‌ای مورد نياز
- تعيين مقدار خروجی‌ها در دوره‌های زمانی مشخص
4- تخصيص منابع و اعتبارات بودجه‌ای به واحدهای سازمانی و فعاليت‌ها حسب مورد و محاسبه قيمت تمام شده فعاليت‌ها
- اختصاص منابع به فعاليت‌ها بر اساس اطلاعات هزينه سازهای منبعی
- تخصيص مجدد منابع مشترک به واحدهای سازمانی
- ورود اطلاعات مربوط به هزينه سازهای منبعی و مابع تخصيصی
- محاسبه قيمت تمام شده فعاليت‌ها به تفکيک هر واحد سازمانی برای انعقاد تفاهم نامه عملکردی (موضوع ماده 144 قانون برنامه چهارم توسعه)
5- تخصيص فعاليت‌ها به خروجی‌های مورد انتظار و محاسبه قيمت تمام شده خروجی‌ها
- شناسايی هزينه سازهای فعاليتی
- تخصيص فعاليت‌ها به خروجی‌ها بر اساس هزينه سازهای فعاليتی
- تخصيص مجدد فعاليت‌های مشترک به واحدهای سازمانی
- ورود اطلاعات مربوط به هزينه سازهای فعاليتی و منابع تخصيصی
- محاسبه قيمت تمام شده فعاليت‌ها به تفکيک هر خروجی برای تنظيم بودجه عملياتی سالانه (موضوع ماده 128 قانون برنامه چهارم توسعه)
6- تجزيه و تحليل حساسيت و بررسی کارايی فنی و اقتصادی و ارائه راه‌حل‌های جايگزين
- تجزيه و تحليل حساسيت هزينه‌ها ونحوه تخصيص آن‌ها به فعاليت واحدهای سازمانی و در نهايت خروجی‌های دستگاه
- تعيين ترکيب منابع برای توليد هر واحد خروجی با توجه به قيمت تمام شده مورد انتظار
- تحليل سودآوری هر يک از خروجی‌ها متناسب با مشتريان و کانال‌های توزيع مختلف (تحليل سه بعدی هزينه‌ها) (حسن‌آبادی، صراف، 1387، 118-116)
- پیشنهادهایی برای اجرای ABC
- حوزه بررسي‌ها را به دقت مشخص کنيد:
هزينه بررسی‌ها بايد با منابع موجود برای انجام آن‌ها متناسب باشد. ماهيت حجم و سنگين ترسيم فرآيندهای کار و شناسايی موضوعات و فرصت‌ها با وجود فعاليت‌های مورد مطالعه ABC افزايش خواهد يافت. با اين وجود تعريف حوزه محدودی برای اين مطالعه ممکن است فرصت‌های احتمالی که برای حل مشکلاتی که در سطح بالا و پايين فرآيند مورد مطالعه قرار دارند را کاهش دهد
- از کمک متخصصان بهره‌مند شويد:
تخصيص يك كارشناس خارج سازماني اغلب به دليل وجود پيچيدگي اوليه مطالعات ABC مورد نياز است تا زماني كه كارمندان سازمان تجربه لازم را در آن فرآيند كسب كنند. از سوي ديگر احتمال اينكه متخصصان خارج سازمان با فرآيندهاي مورد مطالعه آشنا باشند كم است و همچنين براي آشنايي بيشتر با فرآيندها به زمان نياز دارد. بايد نرم‌افزار ABC به همه كساني كه در اين پروژه شركت مي‌كنند آموزش داده شود. اين باعث مي‌شود كه از يكسان بودن شيوه جمع‌آوري اطلاعات اطمينان حاصل كنيم.
- از نرم‌افزارهاي مناسب استفاده كنيد:
امروزه به‌دليل پيچيدگي روزافزون مدل هزينه‌اي سازمان‌ها بدون استفاده از نرم‌افزارهاي مناسب اجراي مدل‌هاي ABC امكان‌پذير نبوده و استفاده از آن‌ها يك سرمايه‌گذاري بلند مدت براي سازمان‌ها محسوب مي‌گردد. اما از نرم‌افزارهاي موجود كدام را انتخاب كنيم؟
بايد از نرم‌افزارهايي استفاده كرد كه داراي ويژگي‌هاي زير باشد:
- هزينه‌يابي سه بعدي (محصول، مشتري، كانال توزيع)
- مدل‌سازي آسان هزينه‌اي سازمان
- انعطاف‌پذيري در مدل‌سازي توسط كاربران
- يكپارچه‌سازي در اطلاعات و گزارش‌دهي بر مبناي آن
- سرعت در جمع‌آوري اطلاعات و انجام سريع محاسبات پيچيده
- توليد گزارشات متعدد مديريتي
- سهولت استفاده توسط كاربران و به روزرساني و نگهداري آسان
- ارائه اطلاعات لازم جهت مديريت هزينه‌ها
- شبيه‌سازي هزينه‌ها براي بودجه‌ريزي عملياتي
- امكان ارتباط با بانك‌هاي اطلاعات هزينه‌اي سازمان و نيز نرم‌افزارهاي صفحه گسترده مانند excel به‌دليل وجود اطلاعات هزينه‌اي سازمان‌ها بعضاً بر روي صفحه گسترده‌ها